עמוד "מיילים מחוברים" - המדריך המלא

לצפייה בסרטון ביוטיוב הקליקו כאן

עמוד "מיילים מחוברים" זה המקום בו מקשרים את המייל לווליבוקס על מנת שחשבוניות ייאספו באופן אוטומטי. לאחר כל חיבור תופיע אינדקציה על המסך שחשבון המייל מחובר. מיד לאחר מכן יתחיל הסנכרון, שעשוי לקחת מספר דקות ואפילו יותר במקרים מסויימים,. את הקבלות והחשבוניות שנאספו מהמייל תוכלו לראות במסך "הכל החשבוניות" עם תום הסנכרון, ואף תוך כדי.

אפשרויות לחיבור סוגי מייל שונים

אפשר לחבר מיילים מכל מיני סוגים ודרכים, לפי הרשימה הבאה:

לחבר את חשבון הג'ימייל שלך לאיסוף חשבוניות אוטומטי.
לחבר את חשבון ה-אופיס 365 (אאוטלוק) שלך לאיסוף חשבוניות אוטומטי.
להשתמש ב-איימאפ לחיבור כל שירות דוא"ל אחר לאיסוף חשבוניות אוטומטי.
להזמין חברי צוות לחבר את חשבונות המייל שלהם. יישלח אליהם מייל עם בקשה לקשר את חשבון המייל שלהם לאיסוף חשבוניות ישירות לחשבון הווליבוקס שלך.
להקים כתובת מייל אוטומטית להעברה באמצעותינו, אליה אפשר לשלוח חשבוניות שאוטומטית יעלו למערכת..

חיבור חבר חשבונות מייל לווליבוקס

חיבור חשבונות מייל לווליבוקס הוא קל ופשוט וקורה מהמסך הזה בלחיצה על כפתור חיבור תיבת מייל או על הסימון של הפלוס בראש הדף. זהו השלב הראשון לקראת ארגון וניהול יעיל של החשבוניות והקבלות שלך. באמצעות חיבור ג'ימייל, אאוטלוק ו-איימאפ, ווליבוקס סורקת באופן אוטומטי את המיילים שלך, מזהה ואוספת קבלות וחשבוניות ללא כל התערבות ידנית.

תהליך זה מבטיח שכל המסמכים החשובים שלך מתרכזים ונשמרים במקום אחד, מה שהופך את הניהול לקל.

אבל מה באמת קורה לאחר החיבור? בואו נפרט

איסוף אוטומטי

לאחר ש-ג'ימייל, אאוטלוק או איימאפ מחוברים, המערכת שלנו מתחילה לעבוד מיד. המערכת סורקת את המיילים שלך, מזהה באופן חכם מסמכים רלוונטיים, ומתחילה לאסוף אותם ולהציגם בחשבונך.

אחסון מאורגן

לאחר האיסוף, הקבלות והחשבוניות שעלו מאורגנות באופן נקי ומסודר בתוך החשבון ווליבוקס שלך. זה אומר שאין צורך יותר לעבור דרך אינסוף שרשורי אימיילים כדי למצוא את החשבונית הזאת והזאת
.

גישה וניהול בקלות

עם הכל במקום אחד, ניתן בקלות לצפות, לנהל או לייצא את המסמכים לפי הצורך שלך. אנו גם מחלצים את נתוני כל קבלה, ויש לך אפשרות לערוך את המידע.

איך מחברים מייל לווליבוקס - צעד אחר צעד

פתח את חשבון הווליבוקס שלך.
לחץ על "מיילים מחוברים" בסרגל הצדדי או בתפריט.
לחץ על "הוספת תיבת מייל" או הקש על הסימן + בפינה העליונה.
בחר מאחת האפשרויות הזמינות. (שים לב: אם תבחר ב-Gmail או Office 365, זכור שהאיסוף האוטומטי יתחיל מיד.)
הזן את פרטי האימות שלך.
לחץ על "המשך".
סיימת.

כל שנותר הוא להמתין שהסנכרון יסתיים והחשבוניות יופיעו בעמוד "כל החשבוניות" בתוך זמן קצר.
להבא, סנכרון מתבצע כל 24-48 שעות, אך ניתן באמצעות כניסה למערכת לכפות סנכרון מיידי מתי שרוצים.

איך לחבר מייל של חבר צוות?

ניהול חשבוניות יעיל לעיתים דורש מאמץ צוותי. ווליבוקס הופכת לפשוט את האפשרות להזמין קולגות לחבר תיבות מייל לחשבון הווליבוקס שלך. אלו השלבים:

היכנס לחשבון ווליבוקס שלך.
נווט אל "מיילים מחוברים" מהסרגל הצדדי או מהתפריט.
לחץ על הסימן + הממוקם בפינה העליונה.
בחר באפשרות "תיבת מייל של קולגה" .
הזן את השם וכתובת האימייל הרלוונטיים של חבר הצוות שלך.
לחץ על "שלח הזמנה." .
חבר הצוות שלך יקבל אימייל לחיבור המייל שלו לחשבון שלך .


שימו לב: התהליך המתואר מיועד במיוחד לחיבור מייל של חבר צוות לטובת איסוף חשבוניות מהמייל שלו לחשבון הווליבוקס שלך , ולא להוספת משתמשים חדשים למערכת ווליבוקס. לניהול גישת צוות או תפקידי משתמש, חפשו את עמוד ניהול המשתמשים בהגדרות.

כיצד ליצור כתובת ייעודית להעברה (ומה זה)?

אנו מאפשרים לך לייצר כתובת מייל ייחודית (אין באמת אינבוקס, זה רק כתובת) שאליה אתה והספקים שלך יכולים להעביר קבלות. כתובת זו אינה תיבת דואר נכנס טיפוסית שאתה יכול להיכנס אליה; זה מבטיח שרק קבלות ומסמכים רלוונטיים שאתה רצית יופיעו בחשבונך.

איך לייצר כתובת ייעודית להעברת חשבוניות לווליבוקס

פתח את חשבון הווליבוקס שלך.
לחץ על "מיילים מחוברים" בסרגל הצד השמאלי או בתפריט.
לחץ על הסימן + בצד ימין למעלה.
בחר באפשרות "כתובת להעברה".
תופיע תיבה קופצת.
הזן את כתובת הדוא"ל הייעודית שלך (למשל, example@wellybox.app).

לכתובת הזו תוכלו לשלוח מסמכים והם יופיעו בחשבונכם.

כל כמה זמן המערכת אוספת חשבוניות מהמייל שלי בשוטף?

מתבצע סנכרון אוטומטי מהמייל שלך כל 24-48 שעות, אך בלחיצת כפתור, ניתן לסנכרן את כל החשבונות בו זמנית או בודדים באופן מיידי. כך תעשו זאת:

פתח את חשבון הווליבוקס שלך.
לחץ על "מיילים מחוברים" בתפריט.
אתר את הטקסט המקושר מתחת לכל החשבונות שכותרתם "סנכרן עכשיו את כל החשבונות".

פעולה זו תסנכרן את כל חשבונות הדוא"ל המקושרים שלך.

לסנכרון חשבונות דוא"ל בודדים:
גלול כדי למצוא את חשבון המייל שברצונך לסנכרן.
לחץ על שלוש הנקודות (...) הממוקמות בצד ימין של החשבון הנבחר.
בחר "סנכרן עכשיו" מהתפריט הנפתח.

פעולה זו תסנכרן רק את חשבון הדוא"ל הספציפי הזה.

זכרו, עשוי לקחת מעט זמן עד שיופיעו חשבוניות חדשות.

כיצד להאריך את תקופת סנכרון המייל (למשוך חשבוניות ישנות יותר)?

תקופת הסנכרון קובעת כמה אחורה נחפש חשבוניות וקבלות בהסטוריית המייל שלך.
אם ברצונך להאריך תקופה זו ולמשוך נתונים משנים עברו, בצע את השלבים הבאים:

פתח את חשבון הווליבוקס שלך.
נווט אל "מיילים מחוברים" בתפריט.
חפש את הטקסט המקושר "הארכת תקופת הסנכרון" ולחץ עליו.

יוצגו בפניך שתי אפשרויות:
שינוי המנוי שלך
רכישה של שנות סנכרון בודדות

כיצד למחוק חשבון מייל מווליבוקס?

יכולות להיות סיבות שונות למחיקת חשבון המייל שלך מווליבוקס, אז אם אתה מחפש לעשות זאת, התהליך פשוט.

פתח את חשבון הווליבוקס שלך.
נווט אל "מיילים מחוברים" מהתפריט.
סרוק את הרשימה שלך ואתר את חשבון המייל שברצונך להסיר.
מימין לחשבון הרשום, לחץ על שלוש הנקודות (...) כדי לחשוף אפשרויות נוספות.
מהתפריט הנפתח שמופיע, בחר "מחק".

עודכן בתאריך: 13/12/2023